Základem profesionálního řízení neziskovky je pořádek v datech a efektivní komunikace mezi členy v týmu. Často však realita odpovídá databázím kontaktů v desítkách neaktualizovaných excelů, spoustě netříděných dat v soukromých počítačích pracovníků a dobrovolníků a minimu sdílení informací napříč organizací. I s blížící se směrnicí o ochraně osobních údajů GDPR, která vejde v platnost v květnu 2018 je nejvyšší čas pustit se do úklidu a začít organizovat práci i tým pomocí cloudu.
Připravila jsem pro vás přehled tří cloudových systémů, působících na českém trhu. Každý je trochu jiný a přesto vyhovující specifickým podmínkám nezisku. Pojďme se teď podívat na funkce a vychytávky systémů Raynet, CRM pro neziskovky, z.s. a G Suite (dříve Google apps pro neziskovky).
Cloudové CRM řešení, založené hlavně na dokonalé databázi kontaktů. Když do něj nasypete potřebné údaje, máte vyhráno. Díky možnosti importu i exportu z excelu je přenos dat otázkou minut. Všechny dodané informace drží RAYNET přehledně u sebe. U jednoho záznamu v adresáři na první dobrou vidíte: kdy jste naposledy byli s klientem v kontaktu, co jste řešili, nebo jaký je potenciál další spolupráce.
Samozřejmostí je vyhledávání duplicit, filtrování dle všeho, co si zamanete. U jednotlivých kontaktů si můžete vést diskuzi, přidávat poznámky, přidávat soubory, sledovat historii práce s kontaktem. Adresář je provázaný na soubory i úkoly. U adresáře mysleli opravdu na všechno, není mu co vytknout.
K dispozici máte i rychlé a přehledné statistiky. Grafy a reporty, které obchodníci využívají pro byznys, oceníte například při fundrisingu. Kalendář umí všechno, co si jen představíte. Raynet navíc snadno propojíte e-mailovou schránkou, Quandou či MailChimpem, Google kalendářem, webem, e-shopem nebo ERP systémem.
S RAYNETem se můžete seznámit a oťukat zdarma. Využijte bezplatných 30 dnů plné verze. Cena pro neziskové organizace je 200 Kč/měsíc/uživatel.
Pokud chcete vědět, jestli je Raynet to pravé řešení, se vším vám na e-mailu weiss@raynet.cz poradí Zuzana Weiss, která v RAYNETu pečuje o klienty.
Komplexní CRM řešení v cloudu na americké platformě Salesforce. CRM pro neziskovky, z.s. je založené především na podpoře fundraisingu.
Je napojené na Darujme.cz nebo bankovní účty organizace, vede evidenci darů a plateb, spravuje a vyhodnocuje fundraisingové a PR kampaně.
Samozřejmostí je databáze kontaktů, filtrování, přidávání souborů ke kontaktům, poznámky u kontaktů. Duplicity systém vyhledá, upravit se musí ručně. Import a export kontaktů jde přes formát .csv. Kalendář se dá oboustranně synchronizovat s dalšími kalendáři, třeba s Google kalendářem.
Narozdíl od hotových řešení, jako je Raynet nebo G Suite, si CRM po neziskovky vytváříte na míru. Sami si řeknete, jaké chcete mít filtrování, kategorizaci kontaktů, kde jaké pole a funkci. V systému je možné vytvořit model na správu projektů, grantová řízení, nadační projekty nebo třeba specifickou evidenci klientů pro organizace pracující v sociálních službách.
Implementaci provádí tým dobrovolníků, kteří s vámi konzultují potřeby, pomáhají připravit data,provádí celý import a školení. Implementace trvá zhruba 4 – 6 měsíců. Cena se odvíjí od rozsahu požadavků, zpravidla v řádu desítek tisíc korun. Tento proces vám umožňuje nasázet si do systému vše, co potřebujete. Včetně možnosti API, tzn. natáhnout si CRM na další aplikace, které používáte (stejně jako u Raynet).
Kontakt pro zavedení CRM pro neziskovky, z.s.: Petra Joklová, petra.joklova@crmproneziskovky.cz
Balíček cloudových nástrojů podporující hlavně komunikaci a spolupráci v týmu.
Gmail, Kalendář a Disk pro mě splňují vše, co od takovýchto nástrojů očekávám. Netřeba asi detailně představovat jednotlivé funkce, ale mé nejoblíbenější jsou třeba štítkování e-mailů a automatické štítkování na bázi přednastaveného filtru – e-mail mi příjde a sám se mi oštítkuje/hodí do tématického šuplíku, kam patří. Sdílení kalendářů s více lidmi a různé úrovně viditelnosti kalendářů – vidím vše toho druhého nebo vidím jen, zda je k dispozici.
Formuláře místo přihlášek/dotazníků, které mi v Tabulkách dělají přehled účastníků/respondentů. Sdílená editace Dokumentů (variace na Word), Tabulek (variace na Excel) a Prezentací (variace na PowerPoint) s historií změn i úrovně přístupů – pro čtení, pouze pro komentování nebo pro plnou editaci.
Jako bonus navázanost na YouTube kanál, nástroj Hangouts pro videokonference a webináře, Weby pro snadnou tvorbu vlastního webu navázaného na „svůj“ Google nebo doplňkové aplikace Google Analytics a Google AdWords pro reklamu.
Google je otevřený integracím jiných nástrojů, takže si rozumí s Mailchimp, CRM, ERP systémy a mnoha dalšími aplikacemi. Pro neziskovky je profi verze G Suite zdarma. Získáte tak účet zdarma pro každého zaměstnance (běžná cena 40 EUR/uživatel/rok), 30 GB prostoru, přístup offline a třeba i 10 000 USD/měsíčně na reklamu pomocí reklamního systému Google AdWords.
Žádost o G Suite pro neziskovky jde přes TechSoup, kde se musíte registrovat. Chybějící sdílená správa kontaktů v databázi se obchází instalací nástrojů jako je ContactSatori nebo Shared Contacts for Gmail.
Kontakty pro zavedení G Suite pro neziskovky: přehled Google Cloud partnerů
Záměrně jsem u výše zmíněných řešení nenapsala, co jim chybí. Ono to je totiž těžké identifikovat. Každé neziskovce se hodí něco jiného, každá se bude cítit příjemně v různém prostředí. Je potřeba si aplikace osahat, otestovat na pár lidech z týmu a pak se rozhodnout, jestli jsou pro vás vhodné. Určitě doporučuji kontaktovat zástupce těchto řešení a do detailu probrat všechna pro a proti.
Jednotlivé popisy a funkce systémů jsem ladila s těmi nejkompetentnějšími a tímto bych jim chtěla za jejich odborné rady a čas článku věnovaný poděkovat – Petra Joklová (CRM pro neziskovky, z.s.), Pavel Minář (G Suite), Václav Prak (Raynet).
Původní článek vyšel v časopise Svět neziskovek.
